وقتی کار های زیادی داریم راه حل چیست؟ (قسمت اول)

وقتی کار های زیادی داریم راه حل چیست؟ (قسمت اول)

‫کاهش کار ها

‫انجام‌ کار‌ بیشتر‌ همیشه‌ مفید‌ نیست.‌ حتی‌ اگر‌ کمتر‌ کار‌ کنید‌ باز‌ هم‌ می ‌توانید‌ ‫موفق‌ باشید.‌ مطالعات‌ نشان‌ می ‌دهد‌ که‌ «60‌ ساعت‌ کار‌ هفتگی‌ بهره ‌وری‌ را‌ ‫به‌ طور‌ متوسط‌‌ 25‌ درصد‌ کاهش‌ می ‌دهد».‌ برای‌ اینکه‌ انرژی‌ خود‌ را‌ مؤثرتر‌‫ مدیریت‌ کنید‌ از‌ شش‌ قدم‌ فرمول‌ «‌بهره ‌وری‌ روند‌ کار»‌ استفاده‌ کنید:‌

1. مشخص کنید چه کارهایی باید انجام شود

‫فهرست‌ کارهایی‌ که‌ باید‌ انجام‌ شود‌ را‌ بررسی‌ کنید.‌ اگر‌ این‌ فهرست‌ پر‌‫از‌ کارهایی‌ با‌ مهلت ‌های‌ مشخص‌ است،‌ احتمالا طولانی‌ و‌ طاقت ‌فرسا‌ است.‌ ‫اگر‌ کارهایی‌ وجود‌ دارد‌ که‌ به‌ هیچ‌ وجه‌ نمی ‌توانید‌ از‌ انجامشان‌ طفره‌ بروید،‌ ‫فهرست‌ شما‌ احتمالا خیلی‌ ترسناک‌ است.‌ برای‌ اینکه‌ مشخص‌ کنید‌ چه‌ ‫کارهایی‌ باید‌ در‌ فهرست‌ شما‌ باقی‌ بمانند،‌ برای‌ هر‌ کار‌ «بازگشت‌ سرمایه»‌ ‫را‌ تخمین‌ بزنید،‌ یعنی‌ ارزشی‌ که‌ برای‌ شرکت‌ ایجاد‌ می ‌کنید.‌ هر‌ سال‌ نشان‌ ‫دهید‌ که‌ برای‌ شرکت‌ خود‌ «حداقل‌ سه‌ برابر‌ حقوق‌ دریافتی»‌ خود‌ سود‌ یا‌ ‫صرفهجویی‌ ایجاد‌ کرده ‌اید.‌ اگر‌ نمی ‌توانید‌ ارزش‌ مالی‌ دقیقی‌ مشخص‌ کنید،‌ ‫راهی‌ بیابید‌ که‌ نشان‌ دهد‌ در‌ نبود‌ شما‌ شرکت‌ ضرر‌ خواهد‌ کرد.‌ کارها‌ را‌ بر‌ ‫اساس‌ ارزش‌ شخصی‌ خودتان‌ ارزیابی‌ کنید :

‫• مهمترین فعالیتها کدامند؟‌ 10‌ مورد‌ از‌ مهم ‌ترین‌ مسئولیتهای‌ خود‌ ‫را‌ بنویسید.‌ آیا‌ فهرست‌ شما‌ با‌ نظر‌ رئیستان‌ یکسان‌ است؟‌ اگر‌ این‌ دو‌ با‌ هم‌ ‫متفاوت‌ باشند،‌ برای‌ سازمانتان‌ به‌ اندازه کافی‌ مفید‌ نیستید.

‫• چه چیزی برایتان مهم است؟‌ بر‌ کارهایی‌ متمرکز‌ شوید‌ که‌ اگر‌ آن ‌ها‌ را‌ ‫تا‌ آخر‌ روز‌کاری‌ تمام‌ کنید‌ احساس‌ رضایت‌ می ‌کنید.‌

‫• کارهایی را انجام دهید که اهدافتان را پیش میبرند. تمام‌ کار هایی‌ ‫که‌ باعث‌ پیشروی‌ شما‌ نمی ‌شوند‌ را‌ «حذف‌ کنید،‌ حذف‌ کنید،‌ حذف‌ کنید».‌ ‫کار هایی‌ که‌ سودآور‌ نیستند‌ را‌ به‌ دیگران‌ محول‌ کنید. ‫کار های‌ هدر دهنده وقت‌ مانند‌ بررسی‌ مدام‌ ایمیل ‌ها‌ و‌ یا‌ گشت‌ زدن‌ در‌ ‫اینترنت‌ را‌ از‌ روز‌ خود‌حذف‌ کنید.‌ غیبت‌ از‌ دیگران‌ وقت‌ شما‌ را‌ تلف‌ می ‌کند‌ و‌ ‫محیط‌ کار‌ را‌ نیز‌ مسموم‌ می ‌کند.‌ فهرستی‌ از‌ کار هایی‌ که‌ «نباید‌ انجام‌ دهید»‌ ‫تهیه‌ کنید‌ و‌ از‌ انجام‌ آن ‌ها‌ امتناع‌ کنید.‌ کارهای‌ مورد‌ نظر‌ را‌ اولویت‌ بندی‌ کنید‌ ‫و‌ یا‌ در‌ یک‌ «فهرست‌ کار های‌ ضربتی»‌ برای‌ امروز،‌ یا‌ «فهرست‌ کار های‌ مهم»‌ برای‌ آینده‌ قرار‌ دهید.‌

حتما بخوانید :   تعلل و تعویق، دشمنان بزرگ موفقیت!

 

وقتی کار های زیادی داریم راه حل چیست؟ (قسمت اول)

وقتی کار های زیادی داریم راه حل چیست؟ (قسمت اول)

‫2. برای انجام کار ها زمان مشخصی در نظر بگیرید

‫برای‌ هر‌ کار‌ یک‌ مهلت‌ واقع ‌بینانه‌ مشخص‌ کنید.‌ بیشتر‌ کار ها‌ را‌ زمانی‌ که‫ احساس‌ می ‌کنید‌ کاملا‌ متمرکز‌ و‌ پر انرژی‌ هستید‌ انجام‌ دهید.‌ از‌ جلساتی‌ که‌ ‫در‌ زمان‌ مقرر‌ تمام‌ نمی ‌شوند‌ خارج‌ شوید.‌ کار هایی‌ که‌ باید‌ به‌ دیگران‌ محول‌ ‫شوند‌ را‌ قبول‌ نکنید.‌ خیلی‌ ساده‌ و‌ محترمانه‌ از‌ انجام‌ این‌ گونه‌ کار های‌ بیهوده‌ ‫امتناع‌ کنید.‌ بگویید:‌ «دوست‌ داشتم‌ این‌ کار‌ را‌ انجام‌ دهم،‌ ولی‌ در‌ حال‌ حاضر‌ ‫نمی ‌توانم‌ قبول‌ کنم.»‌ یا «الان‌ نمی ‌توانم،‌ اما‌ برای‌ انجام‌ کار های‌ دیگر‌ در‌ ‫آینده‌ شاید‌ بتوانم‌ کمک‌ کنم.»‌ خوش ‌برخورد‌ باشید،‌ اما‌ وقتی‌ درخواستی‌ را‌ رد‌ ‫می ‌کنید‌ هرگز‌ توضیح‌ ندهید‌ که‌ دلیل‌ چیست.‌ جلسات‌ غیر‌ ضروری‌ برگزار‌ ‫نکنید.‌ حقوق‌ ساعتی‌ افرادی‌ که‌ قرار‌ است‌ به‌ جلسه‌ بیایند‌ را‌ تخمین‌ بزنید‌ تا‌ ‫ببینید‌ آیا‌ هزینهی‌ اقتصادی‌ برگزاری‌ آن‌ جلسه‌ منطقی‌ است‌ یا‌ خیر.

3. حواس خود را متمرکز کنید

کارمندان‌ به‌ طور‌ متوسط‌ 28‌ درصد‌ از‌ روز‌ کاری‌ خود‌ را‌صرف‌ وقفه ‌ها‌ ‫می ‌کنند.‌ نگذارید‌ همکارانتان‌ کنار‌ میز‌ شما‌ به‌ گفتگو‌ بپردازند.‌ یک‌ موسیقی‌ ‫آرام ‌بخش‌ پخش‌ کنید‌ تا‌ سر‌ و‌ صداهای‌ مزاحم‌ را‌ خنثی‌ کند.‌ صحبت‌ با‌‫ ‫همکاران‌ را‌ محدود‌ کنید،‌ از‌ حاشیه ‌های‌ محل‌ کار‌ دوری‌ کنید،‌ سر‌ وقت‌ به‌ ‫محل‌ کار‌ بیایید‌ و‌ زمان‌ ناهار‌ و‌ استراحت ‌های‌ خود‌ را‌ کوتاه‌ کنید.‌ از‌ انجام‌ ‫همزمان‌ چند‌ کار‌ بپرهیزید.‌ هر‌ بار‌ که‌ از‌ یک‌ کار‌ سراغ‌ کار‌ دیگر‌ می ‌روید،‌ ‫وقت‌ را‌ هدر‌ ندهید‌ که‌ در‌ نهایت‌ مجموع‌ آن ‌ها‌ زمان‌ هدر‌ رفته ‌ی‌ زیادی‌‫ می‌شود.‌ برای‌ جلوگیری‌ از‌ به‌ تعویق‌ انداختن‌ کار ها،‌ وظایف‌ بزرگ‌ خود‌ را‌ به‌ ‫کار های‌ کوچک‌ تفکیک‌ کنید‌ و‌ برای‌ هر‌ کدام‌ از‌ آن ‌ها‌ مهلتی‌ مشخص‌ کنید.‌ ‫ایده ‌هایی‌ که‌ به‌ ذهنتان‌ می ‌آید‌ را‌ روی‌ کاغذ‌ بنویسید‌ یا‌ به‌ صورت‌ صوت‌ ضبط‌ ‫کنید،‌ تا‌ بعداً‌ برای‌ به‌ خاطر‌ سپردن‌ آن ‌ها‌ وقت‌ و‌ انرژی‌ هدر‌ ندهید.‌ سر‌ فرصت‌ ‫مطالبی‌ که‌ به‌ ذهن‌ رسیده‌ را‌ به‌ صورت‌ موضوعی‌ در‌ فهرستی‌ از‌ «کار هایی‌ ‫که‌ باید‌ به‌ یاد‌ داشته‌ باشم»،‌ مانند‌ «ایده ‌هایی‌ برای‌ مقالات»‌، «موضوعات‌ ‫ ‫وبلاگ»،‌ «کتاب ‌هایی که‌ باید‌ بخوانم»‌ و‌ «خریدهایی‌ که‌ باید‌ انجام‌ دهم»‌ ‫قرار‌ دهید.

حتما بخوانید :   گنجینه جملات تاکیدی مثبت روزانه!

3 گام بعدی از فرمول بهره وری روند کار را میتوانید در مقاله”وقتی کار های زیادی داریم راه حل چیست؟ (قسمت دوم)” مطالعه کنید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *